– 云盘使用小技巧第3期–

(资料图片仅供参考)

说到文件搜索，肯定有人会说：无非就是设置好文件名，然后通过关键词搜索嘛。

对，但也有缺点：我们要记住文件名。不要以为这很容易，绝大部分人只能记住最近使用或常用文件。

如果你也曾遭遇过绞尽脑汁也想不出文件名的痛苦，那么我会建议你试试下面 3 种方法。

01 优化文件索引系统

通常来说，我们定位文件的方法无非两种：1. 通过文件夹分类查找；2. 通过关键词搜索。

两种方法各有优势，但缺点也同样明显，当你不知道文件夹在哪，或忘记文件名时，除了挠挠焦虑的头发就别无他法了。

不过对于这两点，我们可以通过更好的文件命名和分类来规避，这很大程度上决定了文件索引系统的易用性。因为文件定位的过程就是对文件命名和分类的复现。

（1）做好分类，每个文件放到合适的位置

分类前建议先根据自己的主要工作内容，整理出分类模块。同时，为了达到整体的简洁有序，要避免层级过多，每个层级尽量不超过3层。

（2）打造一个适合自己的命名体系

不同人有不同的命名方法，但要记住两点：1. 一定要符合自己的使用习惯；2. 要坚定的执行。

比如最常见的「三段式命名法」：

时间+人物+项目+描述

举栗子：20220708_优秀小编_年中评选.doc

项目名称+内容描述+版本/时间

举栗子：360亿方云_产品介绍3.0_20220631.pdf

时间+人+工作事项+版本

举栗子：20280701-王美丽-七夕海报V1.0.psd

不同模块之间可以用 – 或 _ 来进行区隔，让整体看起来更清晰。

02提高文件搜索效率

“快速定位”是我们做文件管理的终极目标。文件多了以后，常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。

所以在完成第一步的基础上，我们还可以对「搜索」进行二次优化。

（1）过滤搜索结果，提高精准度

电脑系统自带的搜索功能相对单一，我们可以借助一些工具提高文件检索效率。可能很多人还不知道，360亿方云除了文件同步外，还是一个文件搜索“神器”。

举个例子，小编日常的工作文档都存放在360亿方云云盘上，当我们通过关键词检索出结果之后，360亿方云云盘还可以进一步缩小“目标范围”。

如上图所示，我们可以对文件夹范围、文件类型、匹配内容、时间范围等内容进行二次筛选，以此快速定位到想要的文件。

（2）忘记关键词？试试“全文搜索”

当然了，我们并不是都能记住文件名。曾经小编花了2小时用“攻略、指南”等词去搜一篇旅游手册，最后发现自己当时用的关键词是“秘籍”……

这个时候，「全文搜索」功能就显得非常有必要了。

360亿方云上有非常好用的全文检索功能，它能够检索出Word、Excel、PPT、PDF等文档里的内容。只要你记得文档中某一个词语，就可以快速找到标题or正文中包含关键词的文件。

【注意】全文搜索仅支持前6000字符。

03 搭建文件“捷径”

完成以上两步，基本可以解决90%以上的文件定位问题。

不过我们还是有一些可以提升的地方，比如对于重要且常用的文件，我们完全可以跳过“搜索”这一步。

（1）快速找到“最近使用”的文件

有个场景在我们工作中非常常见：前一天未编辑完的文档，第二天想要继续编辑的时候却找不到了。

通常这个时候，我们可以借助360亿方云「最近使用」功能快速找到。

操作方法：

依次点击360亿方云上的「文件」-「最近使用」即可打开最近使用的文件记录，找到近期使用（编辑、预览、上传等）过的文件。

（2）记得为“常用文件”做好标记

「常用文件」是360亿方云上另外一个好用的文件直达神器，如果有些文件/夹需要经常打开，那么我们将其添加为常用。

操作方法：依次点击360亿方云上的「文件」-「最近使用」即可打开最近使用的文件记录，找到近期使用（编辑、预览、上传等）过的文件。

（3）打好“文件标签”，一键直达

除了「最近使用」和「常用文件」外，「常用标签」同样可以提高我们的搜索效率，而且实际应用上也更灵活。

例如我们可以将周报、月报这类更新频率不高但重要的文件打上「工作总结」标签，这样定期更新的时候就能快速找到。

操作方法：

鼠标放在目标文件/夹上，点击名称旁边的小标签-编辑标签，然后填入关键词保存即可。

【注意】：一个文件/夹同时添加最多50条标签。

提高工作效率的途径有很多，不妨从最简单又实用的缩短“文件定位路径”做起，毕竟，关键时刻又又又找不到文件的情况真的很尴尬……

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